منابع و ماخذ پایان نامه عملکرد سازمان، کارشناسان، نرم افزار

اطلاعات عملیات سازمان در لحظه وقوع از طریق شبکه در اختیار مدیران قرار می گرفت. بعدها بسیاری از مراحل ثبت دستی اطلاعات به روش های رایانه ی و اتوماسیون تبدیل شد و برخی مراحل کاری کارمندان نیز حذف گردید. سیستم های رایانه ای اکنون امکان مشاهده و نظارت بر عملکردها را فراهم کرده و خطاها و مشکلات کاری را قبل از وقوع به اطلاع کارکنان و مدیران سازمان می رسانند. بسیاری از فرآیندهای دستی قدیمی به طور کامل اتومات شده انداین تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار شغلی و تخصصی پرسنل شده است. برخی مشاغل حذف شده اند و برخی کارها که قبلاً دستی انجام می شد از طریق رایانه و به شیوه های جدید انجام می شوند، برای مثال، برنامه ریزها یا افراد مسئول کنترل پروژه ها که قبلاً دستی انجام می شد از طریق رایانه و به شیوه های جدید انجام می شوند، برای مثال، برنامه ریزها یا افراد مسئول کنترل پروژه ها که قبلاً کار خود را به روش های دستی و روی کاغذ و فرم های دستی انجام می دادند، اکنون با بکارگیری سیستم های رایانه ای ویژه، تبدیل به کاربران تخصصی و برنامه نویس رایانه ای شدهاند و قدرت و مراحت شغلی خود را چندین برابر توسعه داده اند. استفاده از فناوری اطلاعات، علاوه بر اثر روی طبیعت کار و محیط کار، نحوه رقابت سازمان ها را هم تغییر داده است. فناوری اطلاعات موجب توسعه و بهینه سازی عملیات داخلی سازمانها، کاهش هزینه های داخلی و تسریع در امر تولید شده است. کاهش هزینه ها فرصت سودآوری حتی در قیمت پایین تر برای محصولات را نیز ممکن ساخته است. با سرعت عمل در رساندن محصول به بازار، دسترسی به سود سریعتر رخ می دهد. فناوری اطلاعات به یاری فرآیندهای بازاریابی به فروش آمده و سرعت عمل در بازاریابی را خصوصاً در مواردی که محصولات جدید موجب کاهش قیمت و پایمال شدن فرصت ها می شود بهبود بخشیده است.
محاسبه قیمت دقیق تری از مشتری در اختیار عوامل فروش در سازمان قرار گرفته و نیاز مشتری به موقع تشخیص داده می شود. محاسبه قیمت دقیق محصول متناسب با نیاز و منابع هر مشتری امکان پذیر است. به کارگیری سیستم های فناوری اطلاعات تنها به خرید را نیز ساده تر و سریع تر نموده است.
نقش فناوری اطلاعات تنها به خرید محصول توسط مشتری ختم نمی شود؛ بلکه می تواند خدمات مشتری را از طریق حفظ اطلاعات عمومی از هر مشتری و اطلاعات ارتباطات مشتری توسعه و بهبود ببخشد. حتی امروزه از فناوری اطلاعات همراه با محصول و خدمات استفاده می شود و کارایی بیشتر و ارزش بیشتری برای مشتری ابداع می کند، برای مثال، حتی اتومبیل که یک کالای فیزیکی است از طریق فناوری های IT می تواند به سیستم های ترمز جدید معروف به ABS مجهز گردد.
با توجه به دو دسته مفاهیم و نگرش های وظیفه گرت (خاص حوزه های عملیاتی) و فرآیند گرا (مشتری محوری و توجه به ارزش مشتری)، استفاده از سیستم های اطلاعاتی به منظور توسعه و بهبود ارتباطات، تصمیم گیری و کنترل تمام فرآیندهای درون و بیرون سازمانف نقش مهم و تعیین کننده ای پیدا می کند. شناخت سیستم های اطلاعاتی به عنوان نمود عینی IT و ابزارهای تجارت الکترونیکی و تقویت سازمان ها در عصر کنونی، یکی از ضرورت های حتمی خصوصاً برای مدیران و کارشناسان حوزه های IT و دیگر دست اندرکاران اداره سازمان می باشد. این شناخت در ترسیم معماری IT براساس اهداف استراتژیک و اهداف عملیاتی هر سازمان کمک موثری خواهد نمود. امروزه تنوع سیستم های اطلاعاتی بسیار زیاد و مزایای آنها بعضاً همراه با مفاهیم و اهداف مشترک (تداخلی) است. همین تنوع و پراکندگی موجب پیچیدگی و عدم پایداری در تصمیم گیری های مدیران سازمانها و برنامه ریزهای توسعه IT شده است.
در اینجا به منظور حل این پیچیدگی، سیستم های اطلاعاتی در دو دسته کلی به شرح زیر تعریف می شوند:
– سیستم های اطلاعاتی در ارتباط خاص با حوزه های عملیاتی سازمان.
– سیستم های اطلاعاتی در ارتباط عمومی با حوزه های عملیاتی.
البته برخی سیستم ها طی سال های قبل با نام های دیگر بوده یا اینکه ممکن است نام برخی سیستم ها تغییر کند. حتی برهی مشخصات و توانمندی های سیستم ها نیز طی سالهای گذشته تا حال تغییر کرده و قطعاً این تغییرات طی سال های آتی هم پدید خواهد آمد.
به منظور گریز از مشکل تغییر نام و تغییر برخی مشخصات سیستم های اطلاعاتی، بهتر است با تعاریف، اهداف و پوشش هر یک از سیستم های اطلاعاتی- علاوه بر نام آنها- آشنا شد. با وجود این، نمی توان آثار تغییرات ناشی از توسعه سیستم های اطلاعاتی، چه از نظر تنوع و ابعاد جدید در آنها و چه از نظر مشخصات کاربرد، آنها را نادیده گرفت. اما آنچه در تمام این تغییرات، به طور ثابت قابل پی گیری است. توسعه و تحول سیستم های اطلاعاتی به منظور حل این مشکلات و مسائل جدید در سازمانها و بروز توانمندی های جدید است(زرگر، 1388، ص 20).
2-2-10 سیستم های اطلاعاتی در ارتباط عمومی با حوزه های عملیاتی سازمان
به طور کلی فرآیندهای سازمان را می توان به دو دسته عمودی و افقی تقسیم نمود. فرآیندهای عمودی شامل فعالیتهای تخصصی و حرفه ای در هر یک از حوزه های عملیاتی سازمان است که سیستم های اطلاعاتی آنها (تحت عنوان کاربری خاص) در همین فصل ارائه شد. فرآیندهای افقی در سازمان انهایی است که فعالیتهای زیر بخشها و حوزه های عملیاتی سازمان را پوشش می دهند و واحدهای مختلف سازمان را به هم مرتبط می کنند. در اینجا به سیستم ها به طور عمومی و مشترک در تمام حوزه های عملیاتی سازمان استفاده می شوند. اصلاح و بهینه سازی ارتباط واحدهای مختلف سازمانی در اجرای فرآیندهای نوع افقی از مهمترین اهداف توسعه و تحول سازمانهای اقتصادی است. دو موضوع زیر را می توان دلیل تمرکز روی این فرآیندها و بسیاری از سرمایه گذاریها برای پرداختن به آنها دانست:
– نگرش مستقل وظیفه گرا (یا صرفاً خاص هر بخش از سازمان) در سازمانها موجب عدم توجه به مشکلات و مسئولیت های ارتباطی و هماهنگی بین زیر ساخت های اجرایی در داخل و خارج از سازمان می شود.
– با چرخش نگرش ساختاری سازمانها به فرآیندگرا مشخص شد که توجه وظیفه گرا موجب تقویت تجربه و دانش حرفه ای در وظایف اصلی سازمان می گردد. در کنار آن، توجه فرآیندگرا موجب هماهنگی بیشتر و سازگاری بین تمام واحدها و زیر ساخت های سازمانی شده ضمناً طولانی بودن سیکل زمانی کارها را حل کرده و از بسیاری هزینه های عملیاتی در سازمان می کاهد..سیستم های اطلاعاتی را که در سطح سازمان و در تمام حوزه های عملیاتی استفاده می شوند می توان به شش دسته تقسیم نمود. دیدگاه امروزی روی این سیستم ها، اتوماسیون فرآیندها و نوع جدیدی از هماهنگی و سرعت عمل در کارهای تیمی است تقسیم بندی این سیستم ها اغلب کاربرهای مشابه و هم پوشی را در ذهن ها پدید می آورد و همین موجب بروز خطا و مشکلاتی در هدف گذاری و استفاده از انها می گردد. برای حل این مشکل و جلوگیری از پیچیدگی مفاهیم و اهداف مربوطه، ابتدا بایستی با دسته بندی ها و اهدافی که اغلب در سازمانها برای آنها تعریف می شود آشنا شد. سپس با انجام مطالعات خاص در هر سازمان و توجه به مثالها و نمونه های واقعی کاربردی این سیستم ها در شرکتها و سازمانهای موفق در جهان، برنامه به کارگیری آنها را در هر سازمان به طور ویژه طرح ریزی نمود. گرچه مردم فکر می کنند سیستم های اطلاعاتی صرفاً ابزاری برای تصمیم گیری هستند، اما باید دانست که هریک از این سیستم ها هم تصمیم گیری و هم فراهم کردن بستر تخصصی و حرفه ای ارتباطات کاری در سازمان را پشتیبانی می کنند. برای روشن تر شدن این مفهوم و آگاهی از نحوه اثر این سیستم ها روی فرآیندهای ارتباط و تصمیم گیری در سازمانها، به اطلاعات لیست زیر در ارتباط با هر سیستم اطلاعاتی توجه کنید(صرافی زاده، 1388، ص 259).
2-2-11 سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری (OAS)
برای ارائه راه حل های موثر به منظور پردازش شخصی و سازمانی داده ها، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی:
– کاربران سیستم: هرکس که داده های شخصی را نگهداری می کند، اسناد را تهیه می کند، یا محاسبه انجام می دهد.
– اثر روی ارتباطات: از طریق ابزار ایجاد اسناد و ارائه اسناد و مدارک، از قبیل واژه پردازها و نرم افزارهای نمایش اسلاید مانند (ms power point).
– اثر روی تصمیم گیری: از طریق کاربرگهای الکترونیکی مانند (ms excel) و دیگر نرم افزارهای تحلیل اطلاعات(صرافی زاده، 1388، ص 189).
2-2-12 سیستم های اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی (ECS)
برای انجام کارهای گروهی و ارتباط با یکدیگر از طریق تبادل و انتشار اطلاعات در فرم های مختلف به پرسنل کمک می کنند:
– کاربران سیستم: هرکس، اعم از کارکنان، مدیران، یا دیگران خارج از سازمان، که بخواهد ارتباط برقرار کنند.
– اثر روی ارتباطات: از طریق تلفن، کنفرانس های ویدیویی، پست الکترونیکی، فاکس، دسترسی به اطلاعات مشترک، جلسات غیر حضوری یا مجازی، کنترل جریان کارها.
– اثر روی تصمیم گیری: از طریق تلفن و کنفرانس های راه دور برای تصمیم گیری پست الکترونیکی یا فاکس و امثال آنها برای دریافت اطلاعات پشتیبانی اطلاعات مشترک برای اتخاذ تصمیمات جمعی و هماهنگ(صرافی زاده، 1388، ص 189).
2-2-13 سیستم های اطلاعاتی عملیاتی (TPS)
جمع آوری و نگهداری اطلاعات در ارتباط با عملیات سازمان و کنترل برخی ویژگی های عملیاتی در سازمان از طریق فرمت های ویژه و مشخصات اطلاعات:
– کاربران سیستم: کارکنانی که کار آنها در ارتباط با انجام فعالیت های سازمانی است.
– اثر روی ارتباطات: با ایجاد بانک های اطلاعاتی، که می توانند به طور مستقیم در دسترس قرار می گیرند، و برخی ارتباطات رو در رو بین پرسنل را پشتیبانی می کنند.
– اثر روی تصمیم گیری: در جریان نگهداری اطلاعات عملکرد سازمان، بازخور فوری ارائه می کنند و روی تصمیمات اتخاذ شده براساس این اطلاعات اثر می گذارند، اطلاعات مفید برای برنامه ریزی و تصمیم گیری مدیران ارائه می کنند(صرافی زاده، 1388، ص 190).
2-2-14 سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS) و (EIS)
داده های سیستم های TPS را برای نظارت بر عملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند:
– کاربران سیستم: مدیران، سرپرستان و کارشناسانی که به بازخورد کار خود نیاز دارند.
– اثر روی ارتباطات: واقعیت های کاری و عملکرد سازمان را برای تشریح مشکلات و راه حل های آنها ارائه می کنند. ممکن است با پست الکترونیکی و دیگر روش های ارتباط برای ارائه داده ها به صورت دیجیتالی ترکیب شوند.
– اثر روی تصمیم گیری: خلاصه اطلاعات و کمیت عملکردها را برای مشاهده و نظارت عملکدها ارائه می کنند.
ممکن است راههای ساده تری برای تجزیه تحلیل انواع اطلاعاتی که قبلاً در فرم های ثابت و یکنواخت MIS ارائه می شد ارائه کنند(صرافی زاده، 1388، ص 191).
2-2-15 سیستم های اطلاعاتی کمک به تصمیم گیری (DSS)
با ارائه اطلاعات، مدل هل، یا ابزار تجزیه تحلیل به اتخاذ تصمیم ها در سازمان کمک می کنند:
– کاربران سیستم: آنالیست ها، مدیران، و دیگر متخصصین سازمان.
– اثر روی ارتباطات: تجزیه تحلیل با استفاده از این سیستم ها موجب ارائه شفاف و گویای اطلاعات و مشکلات برای کمک به تصمیم گیری خواهد شد.
– اثر روی تصمیم گیری: از طریق ارائه ابزاری برای تجزیه تحلیل و مدلسازی داده ها، از طریق تعریف و ارزیابی راه حل ها(صرافی زاده، 1388، ص 191).
2-2-16 سیستم های اطلاعاتی جامع و یکپارچه (ES)
ایجاد و حفظ یکپارچگی روش های پردازش داده ها و تامین یک بانک اطلاعاتی یکپارچه و پیوسته مرکزی برای ارتباط با تمام حوزه ها و سیستم های اطلاعاتی سازمان:
– کاربران سیستم: آنهایی که اطلاعات اجرای فرآیندها را وارد می کنند، مدیران،

مطلب مشابه :  مقاله با موضوعمال موقوفه، قائم مقام

دیدگاهتان را بنویسید